Engelse mail schrijven, hoe doe je dat?
Het schrijven van een e-mail in het Engels is vaak een hele onderneming als je het echt professioneel wilt doen. Je loopt het risico op een verkeerde interpretatie en onhandige formuleringen wanneer je van het Nederlands naar het Engels vertaald. Om de veelvoorkomende valkuilen te vermijden, zijn hier enkele nuttige tips en woorden voor het samenstellen van een e-mail in verschillende professionele contexten.
Engelse e-mail schrijven
Veel mensen werken tegenwoordig voor internationale bedrijven. Ze hebben dan te maken met professionals in de handel en internationale vennootschappen of moeten buitenlandse klanten te woord staan over producten en diensten. Engels is de internationale voertaal en het is daarom nodig om goed in het Engels te kunnen communiceren, onder andere via e-mails.
Het onderwerp van een e-mail
Net als in het Nederlands, moet het veld Onderwerp: de inhoud van het bericht precies en beknopt worden weergeven. Bij het lezen van het onderwerp van de e-mail moet de ontvanger dus weten of het gaat om een eerste contact, een verzoek om uitleg, een prijsoverzicht, een aanvraagformulier, een claim, een antwoord op een gestelde vraag, etc.
Een goede manier om de juiste trefwoorden te selecteren, is door het onderwerp van de e-mail samen te stellen, nadat je de inhoud van het bericht volledig hebt geschreven en zorgvuldig hebt gelezen. Als je eenmaal het onderwerp hebt gekozen, stel jezelf dan een eenvoudige vraag: Is het onderwerp dusdanig geformuleerd dat het de inhoud van de e-mail beslaat?
De aanhef in een e-mail
Er zijn verschillende uitdrukkingen toegestaan. Welke je gebruikt hangt natuurlijk af van de mate van bekendheid met de gesprekspartner, je hiërarchische relatie ermee en de geschiedenis van je correspondentie. In het algemeen is professionele correspondentie in het Engels niet al te formeel.
Informele begroetingen
"Hello Mark", "Hi Mark" (in het geval van een gelijke relatie of frequente communicatie)
Formele begroeting
"Dear Mark," (neutraal)
"Dear Mr. Smith," (formeel, bijvoorbeeld in het geval van een belangrijke klant)
Aan een onbekende
"To whom it may concern"
Inleidende zinnen en hoofdtekst van het bericht
De inleidende zin moet een nauwkeurige indicatie geven van het doel van de e-mail. Het is niet nodig om jezelf voor te stellen aan het begin van de e-mail, omdat die al in de afsluiting van de mail komt te staan. Sommige van de volgende zinnen kunnen ook in de hoofdtekst van het bericht worden gebruikt.
Contact opnemen
"I'm writing in connection with..." (+ het doel van de mail)
"I am writing with regard to..." (+ het doel van de mail)
"Your name (your email contact) was given to me by..." (+ contextualizatie waar nodig)
"I am writing to you on behalf of..." (+de persoon wie je representeert)
Een e-mail beantwoorden
"Thank you for your consideration on that matter of/regarding..." (als het gaat om een verzoek van jou).
"Thank you for your availability/quick answer.”
Een informatief bericht (neutraal/positief/negatief)
"I'm writing to let you know that..." (neutraal)
"I (we) am (are) delighted to tell you that..." (positief bericht)
"We regret to inform you that..." (om een verzoek te weigeren)
Een verzoek
"I'd be very grateful if you could..." (formeel)
"Would you be so kind as to..." (formeel)
"Could you please..." (neutraal)
In relatie tot
"To this day, I haven't received any answer from you regarding...",
"I would like to kindly remind you that..."
"Further to..."
"With reference to..."
Een mailtje om te bedanken
"I (We) would like to express my (our) gratitude for all your help in this matter." (heel formeel)
Vraag om informatie
"Could you give me some information/tell me more about..."
"I'm interested in receiving..."
"There are several points we don't quite understand regarding..."
"Would you mind giving more details about..."
Afsluiting van een e-mail
Er zijn verschillende formuleringen mogelijk, afhankelijk van de aard van de boodschap:
"If you need any additional assistance, please contact me."
"If you need any further information, feel free to contact me."
"Thank you in advance."
"I look forward to hearing from you soon."
Ten slotte zijn er een aantal beleefde zinnen als afsluiting van een e-mail:
"Best regards,"
"Regards," (als het gaat om collega's)
In het geval van bijlagen
Over het algemeen kun je de onderstaande vier uitdrukkingen gebruiken:
"Please find attached..."
"Hereby attached..."
"Please find enclosed...." (niet zo gebruikelijk)
"Please find below ..."
Brits en Amerikaans Engels
Sommige taalkundige/ orthografische bijzonderheden maken onderscheid tussen Brits en Amerikaans Engels. Vergeet niet vooraf te onderzoeken welk type Engels je voor je correspondentie wilt gebruiken, anders riskeer je in sommige gevallen verwarring of distantie. (Sommige Amerikanen waarderen de bijzonderheden van Britse Engels niet, en omgekeerd.) Sommige online woordenboeken markeren deze verschillen, zoals WordReference.
Zinsstructuur en interpunctie
Vooral het structureren van zinnen en paragrafen kan verschillen tussen het Engels en Nederlands. Sommige structuren, zoals in het geval van (concessie, oppositie, oorzaak en gevolg relatie), kunnen tot zeerlange en onduidelijke zinnen leiden. Om deze valkuil te voorkomen is beter om een logische volgorde te hanteren, met behulp van logische voegwoorden zoals: “indeed", "that's why", "besides", "however", etc.). We hebben hier een lijst van Engelse voegwoorden voor je.
Om je professionele e-mail in het Engels verder te verduidelijken, kun je overwegen leestekens te gebruiken om de logische voortgang te benadrukken (dubbele punt, verklarende haakjes, komma's).
Antwoord niet te snel
Heb je net een e-mail ontvangen in het Engels? Neem de tijd om het te begrijpen, voordat je het beantwoordt. Vermijd traditionele Engels-Nederlands vertalers die beschikbaar zijn op internet. Deze vertalen vaak woord voor woord en weerspiegelen bepaalde subtiliteiten van taal niet. Aarzel niet om inspiratie te zoeken bij je gesprekspartner om jouw eigen e-mail in het Engels te schrijven.
Enkele nuttige links
linguee (vertaling van woorden en zinnen)
bab.la (vertaling)
Afbeelding: © TZIDO SUN - Shutterstock.com
Bekijk ook
- Engels mail schrijven
- E mail schrijven engels - Beste reactie
- Voorbeeld engelse mail - Beste reactie
- Inhoudsopgave engels - Praktische tips -Software
- Ziggo mail - Praktische tips -Internet
- Apenstaartje engels toetsenbord -
- Schijf tegen schrijven beveiligd uitzetten - Praktische tips -Hardware
- Een aangepaste inhoudsopgave maken ✓ - Office-programma's Forum
Het document met titel "Het opstellen van een e-mail in het Engels" van CCM (nl.ccm.net) is onder voorwaarden van de Creative Commons-licentie gepubliceerd. Je kunt dit artikel kopiëren en kopieën van het artikel aanpassen volgens onze algemene voorwaarden.