Out of Office instellen vanuit Outlook

De email client Microsoft Outlook biedt zijn gebruikers de mogelijkheid om een Out of Office reply in te stellen. Out of Office is een automatische melding waarmee je mensen die jou een e-mail versturen kunt laten weten dat je niet op kantoor aanwezig bent. Handig bijvoorbeeld als je op vakantie gaat of voor langere tijd verlof hebt. Je kunt een Out of Office indien gewenst instellen met een specifieke begin- en einddatum.

In deze How-To lees je hoe je op verschillende manieren een Out of Office-bericht kunt instellen. De uitleg is van toepassing op Outlook-versies 2010, 2013 en 2016.

Een afwezigheidsbericht instellen in Outlook

De te volgen procedure om een Out of Office-bericht aan te zetten in het geval je over een Exchange Account beschikt, wijkt af van de procedure bij overige accounts. Om te controleren of jouw account van het type Exchange is, open je Outlook en kijk je onderin de statusbalk of de tekst Verbonden met Microsoft Exchange is weergegeven.

Met een Exchange Account

Klik in de menubalk op het tabblad Bestand en vervolgens onderaan op de knop met de tekst Automatische antwoorden. Let op: als je niet over een Exchange Account beschikt, wordt deze optie niet weergegeven. In het venster dat nu tevoorschijn komt, schakel je het selectievakje naast Automatische antwoorden verzenden in. Stel nu een begin- en eindtijd in en typ afhankelijk van het publiek van je bericht een boodschap naar wens in de tabbladen Binnen mijn organisatie en Buiten mijn organisatie. Logischerwijs gaan berichten in het eerste geval alleen naar jouw collega’s, in het tweede geval gaan de automatische afwezigheids-emails ook naar mensen buiten je bedrijf. Bevestig de instellingen door op OK te klikken.

Zonder een Exchange Account

Als je niet over een Exchange Account beschikt, is het aanzetten van een Out of Office-bericht ietwat omslachtig. Om te beginnen moet je een e-mailsjabloon aanmaken met het bericht dat je automatisch aan de buitenwereld wenst te versturen. Ga hiervoor naar het tabblad Start en klik op Nieuwe e-mail. Typ nu de gewenste boodschap en ga achtereenvolgens naar Bestand en Opslaan als. Geef je sjabloon een naam, kies een locatie en selecteer in het dropdown-menu naast Opslaan als de optie Outlook-sjabloon:


Vergeet niet om op Opslaan te klikken om het sjabloon te bewaren.

Voor de volgende stap dien je naar het tabblad Bestand te gaan, alwaar je onderaan op de knop Regels en waarschuwingen beheren klikt. Selecteer hier in het tabblad E-mailregels de optie Nieuwe regel. Er verschijnt een nieuw venster in beeld waar je onder Beginnen met een lege regel voor Regel toepassen op berichten die ik ontvang kiest. Klik op Volgende om verder te gaan:


In het volgende scherm is het niet noodzakelijk om wijzigingen te maken, klik simpelweg op Volgende om naar de volgende stap te gaan. Outlook zal je vragen of het correct is dat de regel moet worden toegepast op ieder ontvangen bericht, bevestig hier door op Ja te klikken. Bij de volgende stap dien je onder Wat wilt u met het bericht doen? het selectievakje naast beantwoord het bericht met een specifieke sjabloon aan te vinken. Om het sjabloon te kiezen, klik je onder stap 2 op de tekst een specifieke sjabloon:


Kies in het dropdown-menu naast Zoeken in voor Gebruikerssjablonen in bestandssysteem en navigeer via Bladeren naar de map waar je jouw sjabloon hebt opgeslagen. Selecteer het sjabloon en klik op Openen:


Klik op Volgende om verder te gaan. Indien gewenst, kun je hier nog een of meerdere uitnodiging selecteren. In het volgende scherm dien je als laatste nog een naam voor de regel op te geven, onder stel opties voor deze regel in kies je voor Schakel deze regel in. Klik op Voltooien om de regel te activeren: