De e-mail client Microsoft Outlook biedt zijn gebruikers de mogelijkheid om een Out of Office reply in te stellen. Out of Office is een automatische melding waarmee je mensen die jou een e-mail versturen kunt laten weten dat je niet op kantoor aanwezig bent. Handig bijvoorbeeld als je op vakantie gaat of voor langere tijd verlof hebt. Je kunt een Out of Office indien gewenst instellen met een specifieke begin- en einddatum. In deze How-To lees je hoe je op verschillende manieren een Out of Office-bericht kunt instellen in de Outlook-versies 2010 en nieuwer.
Een afwezigheidsbericht instellen in Outlook
De te volgen procedure om een Out of Office-bericht aan te zetten in het geval je over een
Exchange Account beschikt, wijkt af van de procedure bij overige accounts. Om te controleren of jouw account van het type Exchange is, open je
Outlook en kijk je onderin de statusbalk of de tekst
Verbonden met Microsoft Exchange is weergegeven.
Met een Exchange Account
Klik in de menubalk op het tabblad
Bestand en vervolgens onderaan op de knop met de tekst
Automatische antwoorden. Let op: als je niet over een Exchange Account beschikt, wordt deze optie niet weergegeven. In het venster dat nu tevoorschijn komt, schakel je het selectievakje naast
Automatische antwoorden verzenden in. Stel nu een begin- en eindtijd in en typ afhankelijk van het publiek van je bericht een boodschap naar wens in de tabbladen
Binnen mijn organisatie en
Buiten mijn organisatie. Logischerwijs gaan berichten in het eerste geval alleen naar jouw collega’s, in het tweede geval gaan de automatische afwezigheids-e-mails ook naar mensen buiten je bedrijf. Bevestig de instellingen door op
OK te klikken.
Zonder een Exchange Account
Als je niet over een Exchange Account beschikt, is het aanzetten van een Out of Office-bericht ietwat omslachtig. Om te beginnen moet je een e-mailsjabloon aanmaken met het bericht dat je automatisch aan de buitenwereld wenst te versturen. Ga hiervoor naar het tabblad
Start en klik op
Nieuwe e-mail. Typ nu de gewenste boodschap en ga achtereenvolgens naar
Bestand en
Opslaan als. Geef je sjabloon een naam, kies een locatie en selecteer in het dropdown-menu naast
Opslaan als de optie
Outlook-sjabloon:
Vergeet niet om op
Opslaan te klikken om het sjabloon te bewaren.
Voor de volgende stap dien je naar het tabblad
Bestand te gaan, alwaar je onderaan op de knop
Regels en waarschuwingen beheren klikt. Selecteer hier in het tabblad
E-mailregels de optie
Nieuwe regel. Er verschijnt een nieuw venster in beeld waar je onder
Beginnen met een lege regel voor
Regel toepassen op berichten die ik ontvang kiest. Klik op
Volgende om verder te gaan:
In het volgende scherm is het niet noodzakelijk om wijzigingen te maken, klik simpelweg op
Volgende om naar de volgende stap te gaan. Outlook zal je vragen of het correct is dat de regel moet worden toegepast op ieder ontvangen bericht, bevestig hier door op
Ja te klikken. Bij de volgende stap dien je onder
Wat wilt u met het bericht doen? het selectievakje naast
beantwoord het bericht met een specifieke sjabloon aan te vinken. Om het sjabloon te kiezen, klik je onder stap 2 op de tekst
een specifieke sjabloon:
Kies in het dropdown-menu naast
Zoeken in voor
Gebruikerssjablonen in bestandssysteem en navigeer via
Bladeren naar de map waar je jouw sjabloon hebt opgeslagen. Selecteer het sjabloon en klik op
Openen:
Klik op
Volgende om verder te gaan. Indien gewenst, kun je hier nog een of meerdere uitnodiging selecteren. In het volgende scherm dien je als laatste nog een naam voor de regel op te geven, onder
stel opties voor deze regel in kies je voor
Schakel deze regel in. Klik op
Voltooien om de regel te activeren:
Afbeelding: © Maxxa Satori - Shutterstock.com